Ideen und kreative Prozesse sind das Lebenselixier der Schwan-STABILO Cosmetics GmbH & Co. KG. Um den hohen Anforderungen der Kosmetikbranche gerecht zu werden, investiert das Unternehmen viel Geld in Qualitätsmanagement, Forschung und Entwicklung. Seit Mitte der 90er-Jahre ist der Führungsstil stark dezentral ausgerichtet. Wichtige Unternehmensbereiche an internationalen Standorten profitieren so von einem hohen Maß an Bewegungsfreiheit. Die vorhandene Unternehmenssoftware erwies sich jedoch als zu unflexibel, um dem Führungskonzept dauerhaft den passenden Rahmen zu geben. Mit Einführung eines neuen ERP-Systems, kann sich der Kosmetikspezialist auf Veränderungen heute schneller einstellen. Schlanke Prozesse entlasten die Mitarbeiter, während transparente Daten Vertrauen schaffen.

Beim Markennamen „Schwan“ denken die meisten Menschen sofort an die Textmarker und Stifte von Schwan-STABILO. Doch den weitaus größeren Teil des Umsatzes erwirtschaftet die Schwanhäußer Industrie Holding GmbH & Co. KG in einem ganz anderen Geschäftsfeld: der Kosmetik. Der vergleichsweise geringe Bekanntheitsgrad hat einen guten Grund. Statt mit eigenen Marken groß aufzutrumpfen, entwickelt und fertigt die Schwan-STABILO Cosmetics GmbH & Co. KG dezent im Hintergrund für bekannte Markenartikler wie L’Oreal, Estee Lauder oder Avon. Die Kosmetiksparte beschäftigt weltweit rund 1.800 Mitarbeiter. Neben der Zentrale in Heroldsberg bei Nürnberg bestehen Produktionsstandorte in China, Tschechien, USA, Kolumbien und Brasilien. Mit spitzbaren Konturenstiften, Mascara oder Liquidlinern erzielte das Unternehmen zuletzt einen Umsatz 167 Millionen Euro. Schwan-STABILO Cosmetics investiert jährlich rund 4 - 5% des Umsatzes in Forschung & Entwicklung. Mit Erfolg: So haben modebewusste Frauen den Tüftlern aus Heroldsberg nicht nur eine vielfältige Farbpalette mit unterschiedlichen Texturen zu verdanken, sondern auch technische Innovationen wie zum Beispiel den Puderstift.

Kreative Unternehmensstrukturen

Die Kreativität der Mitarbeiter zu erhalten und zu fördern ist deshalb fester Bestandteil der Unternehmensstrategie. Gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut entwickelte man vor Jahren hierfür ein dezentrales Führungskonzept, das den einzelnen Unternehmensbereichen möglichst große Gestaltungsspielräume einräumt. Seitdem besitzen Verwaltungsbereiche wie Ein- und Verkauf, ausländische Tochtergesellschaften oder die verschiedenen Produktionslinien „fraktale“ Eigenschaften. „Die Fraktale agieren wie eigenständige Gesellschaften. Selbst wenn die Aufgabengebiete ähnlich sind, können die Geschäftsprozesse voneinander abweichen“, erklärt Andreas Weber, Vice President Packaging & Development bei Schwan-STABILO Cosmetics. Die vorhandene Unternehmenssoftware, eine Vielzahl selbst entwickelter Einzellösungen auf Basis der AS/400, war für derart flexible Organisationsformen nur begrenzt geeignet. Die individuellen Anforderungen der Fraktale und die strategischen Vorstellungen des IT-Managements ließen sich nicht oder nur mit hohem Aufwand umsetzen. Änderungen in Teilbereichen zogen oft einen Rattenschwanz von Folgeanpassungen nach sich. Zudem erschwerten Brüche innerhalb des Systems die Kommunikation zwischen den Abteilungen und die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge. „Für die Zukunft schwebte uns eine interne B2B-Plattform vor, auf deren Basis Daten auf elektronischem Wege erfasst, bearbeitet und ausgetauscht werden können“, skizziert Ottmar Vetter, Director IT-Systeme bei Schwan-STABILO Cosmetics, die Lösung des Problems. Damit würde man nicht nur den hohen Dokumentationsaufwand für die laufenden externen Zertifizierungen senken, sondern ganz nebenbei auch den wirtschaftliche Erfolg der einzelnen Unternehmenseinheiten besser überblicken können. „Den eigentlichen Stein des Anstoßes lieferte allerdings erst im Sommer 2001 der Softwarewechsel am Produktionsstandort in Tschechien. Innerhalb von nur fünf Monaten mussten wir dort eine neue Unternehmenssoftware einführen“, erinnert sich Andreas Weber. Die betriebswirtschaftliche Standardlösung Microsoft Dynamics NAV (vormals Microsoft Business Solutions–Navision) hatte er seinerzeit als „pfiffige und schnelle Lösung“ in Erinnerung. Genau das Richtige, angesichts der knapp bemessenen Implementierungszeit. Die Einführung gelang fristgerecht und der schnelle Projekterfolg ebnete den Weg für die Einführung in der gesamten Unternehmensgruppe – auch gegen den anfänglichen Widerstand der Holding. „Der restliche Konzern arbeitet mit SAP. Doch wir befürchteten, die Freiheit der einzelnen Unternehmensbereiche durch ein ‚Mammut-System’ zu verhindert. Zudem steht unser B2B-Konzept im Widerspruch zum zentralistischen Ansatz eines Systems in der Größenordnung von SAP“, begründet Andreas Weber die Entscheidung eigene Wege zu gehen. Den Zuschlag für die Einführung erhielt der Microsoft-Partner TECTURA GmbH.

Internes Supply Chain Management

Für die Realisierung des Projekts erarbeitete das Projektteam einen mehrstufigen Implementierungsplan. Schritt für Schritt löste man die vorhandene Unternehmenssoftware in den einzelnen Fraktalen des Kosmetikspezialisten ab. Heute arbeitet fast jeder Unternehmensbereich mit einem eigenen Microsoft Dynamics NAV-Server. Die internen Geschäftsprozesse lehnen sich dabei an die Funktionsweise vertikaler Lieferketten an. So kommuniziert beispielsweise der Vertrieb mit der Produktion per Anfrage und verbindlicher Bestellung und erhält im Gegenzug eine Auftragsbestätigung – ganz so, als ob es sich dabei um ein externes Partnerunternehmen handeln würde. Die kaufmännischen Dokumente werden elektronisch verschickt, sodass der Arbeitsaufwand minimal bleibt. Die Weiterleitung und Abstimmung der Dokumente steuert die Integrationssoftware „DataBackbone“.

Auch im operativen Geschäft kamen mit dem Wechsel auf Microsoft Dynamics NAV zahlreiche neue Funktionen hinzu. Hierzu gehören beispielsweise das voll integrierte Prüfwesen, die Dokumentation von Qualitätsdaten für externe Auditoren sowie eine Vielzahl neuer Artikelklassifikationen. „Von unserer Seite und von Tectura sind viele neue Ideen in das Projekt geflossen. Ein großer Teil davon ist mittlerweile in der Branchenlösung ‚Tectura Life Sciences’ zu finden“, unterstreicht Günter Sebold, IT-Projektleiter bei der Schwan-STABILO Cosmetics GmbH & Co. KG. Ebenfalls hinzugekommen ist eine Programmerweiterung für die Kapazitätsplanung von Lieferanten und der eigenen Produktion. „In den meisten Fällen verhandeln wir Rahmenkapazitäten, gegen die wir im Zeitverlauf einzelne Aufträge buchen. Mithilfe des Planungstools können Vertrieb oder Einkauf die Auslastung in- und externer Ressourcen besser analysieren. Dadurch erreichen wir eine verbindliche Terminplanung und vermeiden Produktionsspitzen sowie die damit verbundenen Lieferengpässe“, betont Günter Sebold.

Mehr Transparenz und schlanke Prozesse

Derzeit arbeiten die Unternehmensbereiche Einkauf, Verkauf, Entwicklung, Qualitätssicherung sowie Teile der Produktion mit Microsoft Dynamics NAV. Im Ausland ist die neue Unternehmenssoftware bereits in Tschechien im Einsatz. Der Rollout für die USA ist für den Herbst 2006 geplant. Für Ottmar Vetter, Director IT-Systeme, gehört vor allem die verbesserte Datentransparenz zu den wichtigsten Errungenschaften: „Dank der sauber strukturierten Geschäftsprozesse zwischen Einkauf, Fertigung und Vertrieb können wir die Vorgänge innerhalb des Unternehmens im Detail verfolgen.“ Zudem, ergänzt Andreas Weber, Vice President Packaging & Development, habe Microsoft Dynamics NAV eine Vielzahl interner Prozesse erheblich vereinfacht – insbesondere bei der Dokumentation: „Unsere Labore führen umfangreiche Listen zum Versand von Produktmustern. Mit Dynamics NAV lassen sich derartige Übersichten per Knopfdruck erstellen.“ Wenn es der IT gelingt mithilfe pfiffiger Lösungen die Mitarbeiter von aufwändigen Verwaltungsaufgaben zu entlasten, dann habe man bereits viel erreicht. Schließlich bleibe so mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, wie etwa Kundenbetreuung oder Produktentwicklung. Ottmar Vetter lenkt den Blick hingegen in die Zukunft: „Schwan-STABILO Cosmetics ist ein lebendiger Organismus. Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen können sich schnell ändern. Dynamics NAV hilft uns, unsere Ideen schnell und unkompliziert umzusetzen.“ Derzeit steht allerdings erst einmal die internationale Einführung in den verbleibenden Produktionsstandorten und Fertigungsbereichen auf dem Programm. Zudem ist mittelfristig der Wechsel auf die Datenbank Microsoft SQL Server in Planung. „Dynamics NAV arbeit sehr zuverlässig, doch der SQL Server kann uns bei der Sicherung der Verfügbarkeit des Gesamtsystems besser unterstützen als die native Datenbank. Auch sehen wir Vorteile in den zusätzlichen Services des SQL Server zum Verwalten und Auswerten der Datenbestände“, begründet IT-Projektleiter Günter Sebold die Wechselgedanken.

Weitere Informationen: www.microsoft.com/...