Wer an Finanzberatung denkt, dem fällt erst einmal die Hausbank ein. Aber kann man sich wirklich sicher sein, dass ein Kreditinstitut objektiv berät, wenn es eigene Produkte am Anlagemarkt vertreibt? Genau in diese Erklärungslücke stößt die SRQ FinanzPartner AG. Unabhängig und mit einem Team qualifizierter Anlageexperten betreut das Unternehmen private Vermögen ab einem Wert von 100.000 Euro. „Unsere Berater blicken auf eine akademische Ausbildung zurück oder zumindest auf langjährige Erfahrungen im Bankgeschäft. Das hohe Ausbildungsniveau und die Unabhängigkeit von einzelnen Anbietern unterscheidet uns von Banken, Versicherungen und den meisten anderen Finanzberatern“, stellt Claus Quahl, Vorstand der SRQ FinanzPartner AG, klar. Zu den Spezialgebieten des Unternehmens gehören vor allem Beteiligungen, Wertpapieranlagen, geschlossene Fonds und Versicherungen. Hierarchische Strukturen sucht man bei dem Finanzspezialisten vergeblich. Die Organisation ist schlank und schlagkräftig. Während im dezentral organisierten Vertrieb 90 Mitarbeiter als freie Finanzberater tätig sind, kümmern sich lediglich zehn Personen um die Verwaltung. Statt klassische Filialen im gesamten Bundesgebiet zu eröffnen, unterhält das Unternehmen Büros als Anlaufstellen für Kunden und Mitarbeiter. In den meisten Fällen erfolgen Beratung und Vertragsabschluss jedoch vor Ort beim Privatkunden. „Wir wollen in die Breite wachsen, nicht in die Höhe. Wichtig ist hierfür vor allem die Fähigkeit unserer Mitarbeiter, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten“, erklärt Claus Quahl. Eine ebenso hohe Bedeutung habe der Einsatz moderner IT-Systeme. Anders ließe sich die Kommunikation in dezentralen Strukturen kaum steuern. So nutzt die SRQ FinanzPartner AG beispielsweise Microsoft SharePoint Portal Server, um Dokumente und Informationen im firmeneigenen Intranet zu veröffentlichen.

Flexibilität gab den Ausschlag

In Sachen CRM arbeitete das Berliner Unternehmen seit der Gründung 2003 zunächst mit Act! und anschließend mit SalesLogix von Sage Software. Bei beiden Lösungen stieß man jedoch schnell an die Grenzen. „Für uns war die Einbindung der Provisionsabrechnung von zentraler Bedeutung. Mit der bisher genutzten Software ließ sich das nicht realisieren“, begründet Jörg Steinbach, verantwortlich für die IT bei SRQ, den erneuten Wechsel. So standen beim dritten CRM-Projekt im Herbst 2004 vor allem technische Aspekte im Vordergrund. Die neue Software sollte auf Standardtechnologie basieren, mit offenen Schnittstellen ausgestattet sein und sich leicht an die betriebsspezifischen Besonderheiten anpassen lassen. „Wir wollten in keine Sackgasse geraten und haben deshalb vor allem auf die Zukunftssicherheit geachtet. Zudem zeichnete sich bereits ab, dass Bereiche wie Office, CRM und das Intranet früher oder später miteinander verschmelzen würden“, unterstreicht Jörg Steinbach. Am Ende entschied sich die SRQ FinanzPartner AG für Microsoft Dynamics CRM. Die CRM-Software erfüllte alle technischen Anforderungen und passte optimal in das Microsoft-geprägte Systemumfeld. „Der entscheidende Punkt war für uns die flexible Programmstruktur. Damit waren wir in der Lage, die wachsenden Anforderungen ohne Abstriche umzusetzen. Das nach einer Anforderungsanalyse von der netzhaus AG empfohlene Microsoft CRM hat uns in dieser Hinsicht voll überzeugt“, betont Steinbach. Den Auftrag für die Implementierung, Anpassung und branchenspezifische Erweiterung ging somit an den Potsdamer Microsoft-Partner.

Effiziente Geschäftsprozesse

Wie wichtig die Anpassungsfähigkeit der neuen CRM-Software für den Finanzspezialisten ist, zeigt der Blick auf den Projektverlauf. Der Status quo war mit Übernahme der Stamm- und Bewegungsdaten – inklusive kleinerer Eingriffe bei der Benutzerführung – Ende 2004 binnen kürzester Zeit erreicht. Anschließend ging es um die Umsetzung der komplexen Geschäftsprozesse. Den Auftakt machte dabei die Provisionsabrechnung. „Die Provisionen hängen grundsätzlich vom Umsatz ab. Allerdings ist die Höhe bei den einzelnen Produkten unterschiedlich. Zusätzlich gibt es Staffeln. Wird ein bestimmtes Volumen überschritten, ändert sich die relative Höhe der Provisionen“, erläutert Jörg Steinbach das komplizierte Regelwerk. Das Projektteam entwickelte einen flexiblen Webservice auf Basis von Excel, der die unterschiedlichen Abrechnungsmodelle abbildet. Die kalkulierten Provisionen werden anhand der regelmäßigen elektronischen Abrechnungen der DAB Bank, über die der Finanzdienstleister seine Wertpapiergeschäfte abwickelt, automatisiert geprüft. Auch bei der Zuordnung der einzelnen Positionen auf die verschiedenen Mitarbeiter, der Provisionsabrechnung und dem Einlesen der Abrechnungsdaten in Microsoft Dynamics CRM ist kein manueller Eingriff erforderlich. „Das enge Zusammenspiel zwischen Excel und Microsoft CRM ersparte uns den Aufbau der Abrechnungsstrukturen innerhalb der CRM-Software. Gleichzeitig bleiben wir auf diese Weise flexibel“, erklärt Jörg Steinbach die Vorteile der Lösung. Ähnlich effizient läuft das Wertpapiergeschäft über die Bühne: Jeder Auftrag wird seit 2006 automatisch aus dem Ordersystem der DAB Bank in Microsoft Dynamics CRM übertragen. Früher waren für die Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen drei manuelle Arbeitsschritte erforderlich. „Jetzt müssen unsere Mitarbeiter die Standardangaben lediglich ergänzen. Den Zeitaufwand konnten wir dadurch von vier Minuten auf dreißig Sekunden reduzieren“, bemerkt Steinbach. Auch am Reporting ging die neue CRM-Software nicht spurlos vorüber: Microsoft Dynamics CRM informiert per Knopfdruck über die Auslastung einzelner Anlagenkontingente, liefert die erreichten Umsätze mit den verschiedenen Finanzpartnern und analysiert den aktuellen Verkaufserfolg. „Das Berichtswesen ist nicht nur für das Management hilfreich. Auch unsere Mitarbeiter können ihre Ergebnisse ohne großen Aufwand mit den eigenen Zielen vergleichen“, stellt Jörg Steinbach heraus.

Den vielen effizienten Prozessen ist es letztlich zu verdanken, dass es um die Mitarbeiterakzeptanz bestens bestellt ist – auch wenn 2005 gleich zweimal die CRM-Software ausgetauscht wurde. „Funktionen, wie die lückenlose Dokumentation der Geschäftsbeziehung oder die elektronische Wertpapierorder, schaffen einen echten Mehrwert. Ihr Nutzen ist für jeden nachvollziehbar, weil der Arbeitsaufwand deutlich gesunken ist“, unterstreicht Steinbach. So könne beispielsweise eine wichtige Nachricht zu einem bestimmten Fonds mit wenigen Handgriffen per Serienbrief an alle betroffenen Anleger verteilt werden. Dass die anfängliche Zurückhaltung einer allgemeinen Begeisterung für Microsoft Dynamics CRM gewichen ist, erscheint vor diesem Hintergrund als logische Konsequenz.

Hoher Einsparungseffekt

Auch das Management mag nicht mehr auf die neue CRM-Software verzichten. „Mit Microsoft CRM konnten wir unser rasantes Wachstum bewältigen, ohne das Verwaltungspersonal aufzustocken. Hätten wir nicht reagiert, lägen unsere Kosten heute deutlich höher. Auch unser Umsatz würde wegen der hohen Belastung der Mitarbeiter mit Routinearbeiten niedriger ausfallen“, ist sich Jörg Steinbach sicher. Insgesamt beziffert er das jährliche Einsparvolumen auf zirka eine halbe Million Euro. Die Investition in Microsoft Dynamics CRM, so schätzt er, habe sich damit bereits nach wenigen Monaten amortisiert. Kein Wunder, dass die SRQ Finanz-Partner AG das Rationalisierungspotenzial ihrer CRM-Software weiter ausschöpfen wird. „Wir wollen Microsoft CRM Schritt für Schritt zur elektronischen Kundenakte ausbauen, in der sämtliche Informationen zu finden sind“, blickt Steinbach in die Zukunft. Ganz oben auf der To-Do-Liste stehen dabei die Anbindung an die Finanzplanungssoftware und die Entwicklung von Schnittstellen zu den wichtigsten Abwicklungsplattformen. Relevante Kundeninformationen bleiben so in beiden Systemen immer auf dem gleichen Stand. Zudem soll das Beteiligungsgeschäft künftig digital, über elektronische Formulare in Microsoft Dynamics CRM abgewickelt werden.

Weitere Informationen: www.microsoft.com/...