Zeitmanagement ist vom Prinzip her trivial und einfach zu verstehen.

1. Was sind die Aufgaben des Unternehmers?
Wenn ich diese Frage stelle, ist die erste Reaktion zumeist, dass dies doch klar sei. Nach der Bitte, diese Aufgaben des Unternehmers tatsächlich aufzuschreiben, steigt die Verwirrung immer an. Wohlgemerkt, es geht nicht um die Tätigkeiten, die Sie als Unternehmer täglich ausführen, sondern um Ihre Aufgaben. Wenn Sie etwas aus diesem Beitrag mitnehmen möchten, so bitte ich Sie, jetzt zuerst, bevor Sie weiter lesen, aufzuschreiben, was nach Ihrer Ansicht die Aufgaben des Unternehmers sind. Und zwar möglichst vollständig.

Haben Sie Ihre Liste erstellt? Prima! Wie viele Aufgaben haben Sie? Fünfzehn? Zwanzig? Dreißig? Vierzig? In diesen Regionen liegt jedenfalls der Durchschnitt. Und nun stelle ich Ihnen noch eine Fragen: Kennen Sie irgendeine Person, die vierzig unterschiedliche Aufgaben in Spitzenqualität ausführen kann und dabei zumindest noch gelegentlich Familie oder Bett zu Gesicht bekommt? Nein? Ich auch nicht.

Auch wenn vordergründig für die meisten Unternehmer Zeitmanagement das zentrale Problem zu sein scheint: In diesem Beitrag geht es nur sekundär darum. Weil Zeitmanagement vom Prinzip her trivial und einfach zu verstehen ist: Finden Sie heraus, was Ihre wichtigsten langfristigen Ziele sind. Also schauen Sie auf Ihren Kompass. Und dann planen Sie die Zwischenziele und Aufgaben, die zur Erreichung Ihrer langfristigen Ziele nötig sind. Also nehmen Sie Ihren Kalender und Ihre Uhr und machen sich auf den Weg.

Der Punkt, warum bei den meisten Unternehmern das Zeitmanagement nicht funktioniert, ist, dass sie keine Klarheit über ihre Aufgaben haben. Ich möchte Sie nun einleitend beruhigen. Es sind nur sechs Aufgaben, die Sie als Unternehmer, egal in welcher Branche, ausführen müssen. Diese aber dann in Spitzenqualität. Und wenn Sie sich auf nur sechs Aufgaben konzentrieren können – statt auf vierzig – dann bekommen Sie auch Ihr Zeitmanagement in den Griff. Sie haben so überhaupt erst eine Chance, klar zu identifizieren, welche Aufgaben für Sie wirklich wichtig sind.

Welche Aufgaben das sind? Dazu hole ich etwas weiter aus. Nur so wird klar, warum es diese sechs Aufgaben und keine anderen sind. Und wie die sechs Aufgaben zusammen wirken.

2. Was ist der Zweck des Unternehmens?
Ein Arzt heilt Patienten in seiner Praxis, ein Schüler lernt in der Schule, ein Lehrer unterrichtet dort. Die Aufgaben sind durch den Zweck der jeweiligen Organisation und durch die Rolle, die man dort innehat, vorgegeben. Genauso ist es beim Unternehmer. Die ersten zwei Fragen, die sich also stellen, sind Folgende: Erstens, was ist der Zweck eines Unternehmens? Zweitens, was ist die Rolle des Unternehmers im Unternehmen?

Schon über den Zweck eines Unternehmens herrscht keine Einigkeit. Insgesamt gibt es hier vier verschiedene Meinungen. Die weitaus Verbreitetste ist, dass ein Unternehmen den Zweck hat, Gewinne zu erwirtschaften und damit das Vermögen der Anteilseigner oder Besitzer zu mehren. Dieses Konzept ist die Basis des vor allem in den USA verbreiteten Konzepts des Shareholder Value. Seit der Begriff des Shareholder Value in Deutschland verbrannt ist, wird häufiger auch von einer Steigerung des Unternehmenswertes gesprochen. Das klingt zwar hübscher, ist aber dasselbe.

Zweitens und vor allem in Deutschland fast im Grundgesetz verankert: Der Zweck der Unternehmen sei es, Arbeitsplätze zu schaffen. Ein gutes Unternehmen ist das, das möglichst viele Arbeitsplätze schafft.

Drittens: Der Zweck eines Unternehmens ist es, seinen Kunden einen optimalen Nutzen oder Wert zu bieten bzw. seine Probleme zu lösen. Diese Haltung wird vor allem von Unternehmen im Umfeld der engpasskonzentrierten Strategie, aber auch von Managementgrößen wie Peter Drucker, Fredmund Malik und anderen propagiert.

Und beim vierten Ansatz sammeln sich all die, die sich nicht entscheiden können. So wurde schon in den 20er Jahren des letzten Jahrhunderts das Konzept der Stakeholder eingeführt, das zu den obigen 3 Gruppen (Investoren, Mitarbeiter, Kunden) noch die Lieferanten, Banken, Berater, die Öffentlichkeit und weitere hinzufügt und feststellt, dass der Zweck eines Unternehmens sei, es möglichst allen recht zu machen. Der Punkt ist: 'Everybodies darling is everybodies Depp'. Das gilt auch hier.

Um zu einer Entscheidung zu kommen, was das primäre Ziel, auf das alle Handlungen ausgerichtet sind, ist, genügt es jedoch, zu versuchen, einen Ursache-Folge-Zusammenhang zwischen den drei Zielen herzustellen: Kunden einen Nutzen zu bieten, Gewinne zu machen und Arbeitsplätze zu schaffen.

Zum Beispiel: 'Wenn Sie als Unternehmer Gewinne machen, hat der Kunde einen höheren Nutzen' – ist offensichtlich völliger Unfug. 'Wenn Sie Arbeitsplätze schaffen, machen Sie höhere Gewinne' ist ebenso offensichtlicher Unfug. Probieren Sie es aus! Die einzig mögliche Reihenfolge ist: 'Wenn Sie den Nutzen für die Kunden erhöhen, kaufen diese mehr bei Ihnen ein. Deshalb benötigen Sie mehr Mitarbeiter und deshalb steigen die Gewinne.'

Damit ist die Entscheidung klar: Der primäre Zweck des Unternehmens ist es, die Bedürfnisse der Kunden zu befriedigen. Das mag Investoren und Bankern einerseits sowie Sozialpolitikern und Gewerkschaften andererseits nicht gefallen. Es deckt sich aber mit dem, was die erfolgreichsten Unternehmer und die wichtigsten Managementdenker wie z.B. Wolfgang Mewes herausgefunden haben: Wenn Sie sich primär auf den Nutzen für Ihre Kunden konzentrieren, folgen Gewinne und Arbeitsplätze automatisch nach.

3. Was ist die Rolle des Unternehmers?
Damit haben wir den ersten Baustein für unsere Fragestellung: Was sind die Aufgaben des Unternehmers? Wir wissen nun: der Zweck des Unternehmens ist, Nutzen für seine Kunden zu produzieren. Fehlt also noch der zweite Baustein: was ist die Rolle des Unternehmers?

Das Unternehmen und der Unternehmer sind zwei unterschiedliche Dinge. Dieses Verständnis ist wichtig, weil viele Unternehmer ihr Unternehmen selbst gegründet und von Beginn an alles gemacht haben. Zu diesem Zeitpunkt waren das Unternehmen und der Unternehmer (besser der Selbständige) durchaus ein und dasselbe. War der Unternehmer im Urlaub, so war es auch das Unternehmen. Wenn der Selbständige zu diesem Zeitpunkt glaubt, er sei das Unternehmen, hat er nicht ganz Unrecht.

Später wenn das Unternehmen wächst, wird es ein eigenständiges Gebilde und die Rolle des Selbständigen ändert sich. Hat er zuerst vor allem im Unternehmen gearbeitet, so ist seine Aufgabe nun die, am Unternehmen zu arbeiten.

Folgendes Bild, das auf den amerikanischen Erfolgsautor Stephen Covey zurückgeht, verdeutlicht dies: Sie befinden sich in einem Dschungel. Dann benötigen Sie Leute, die mit Ihren Macheten den Weg frei räumen – die Fachkräfte. Dann benötigen Sie Leute, die die Arbeit einteilen, so dass niemand zu sehr ermüdet, aber trotzdem alle vorwärts kommen. Diese Personen überprüfen auch, ob einzelne Fachkräfte effektiver sind und warum dies so ist. Schließlich bringen Sie den anderen die Optimierungen bei. Das sind die Manager. Und dann gibt es noch einen, der oben im Baum sitzt und herunter ruft: 'Hört mal zu, Jungs und Mädels, wir sind im falschen Wald.' Das ist der Unternehmer.

Als Selbständiger ist er vor allem damit beschäftigt, den Weg frei zu hacken, als Unternehmer damit, den Weg zu definieren. Und der Unternehmer wird gewissermaßen in dieser Phase, die ich als zweite Wachstumshürde bezeichne und die bei etwa 5 bis 30 Mitarbeitern liegt, erst vom Selbständigen zum Unternehmer. An dieser Stelle findet ein kompletter Wechsel des Selbstverständnisses und der Rolle statt – oder sollte es zumindest. In gewissem Sinne handelt es sich um einen verdeckten Berufswechsel. Bildlich ausgedrückt stellt sich die Frage, wie der Selbständige in dieser Phase am schnellsten auf den Baum kommt.

Fügen wir nun diese beiden Erkenntnisse zusammen. Erstens, das Unternehmen hat den Zweck, seinen Kunden einen Nutzen zu bieten und zweitens der Unternehmer hat die Aufgabe, am Unternehmen zu arbeiten, statt im Unternehmen. Dabei ergibt sich Folgendes: Das Produkt des Unternehmers ist das Unternehmen selbst. Der Unternehmer verkauft also nicht Kleidung in einem Ladengeschäft, sondern er produziert ein System namens Unternehmen, in dem Kleidung verkauft (und dem Kunden ein Nutzen geboten wird). Und er berät nicht in einem Beratungsunternehmen, sondern er produziert ein System namens Beratungsunternehmen, das dem Kunden möglichst optimale Beratungsleistungen bietet.

Auch das Produkt, das der Unternehmer produziert, hat einen Kunden. Nämlich seinen Nachfolger. Wie es die Aufgabe des Unternehmens ist, seinen Kunden einen optimalen Nutzen zu bieten, so ist es analog die Aufgabe des Unternehmers, seinem Kunden, nämlich seinem Nachfolger einen optimalen Nutzen zu bieten. Das hat bei einem Verkauf aller Wahrscheinlichkeit nach einen gesteigerten Unternehmenswert zur Folge, ist aber etwas anderes als die anvisierte Steigerung des Unternehmenswerts. Das Ziel ist die Schaffung und Erhöhung des Nutzens für den Nachfolger.

Das einzige Ziel des Unternehmers, das sich direkt aus seiner Rolle ergibt, ist also das, ein Unternehmen zu schaffen, das seinem Nachfolger den größtmöglichen Nutzen bietet.

Bevor wir jetzt auf die Aufgaben kommen, die der Unternehmer ausführen muss, um sein Ziel zu erreichen, noch ein Punkt. Dem aufmerksamen Leser ist vielleicht aufgefallen, dass im Bild zwischen Unternehmer und Manager unterschieden wird. Ich möchte dies noch deutlicher machen: Auch Unternehmer und Geschäftsführer (=Manager) sind idealtypisch zwei verschiedene Personen. Warum?

Beide arbeiten zwar am Unternehmen, aber mit einem unterschiedlichen Fokus. Der Unternehmer benötigt die weite Sicht, der Geschäftsführer die Details. Der Unternehmer ist weit in der Zukunft, der Geschäftsführer im Tagesgeschäft. Der Unternehmer bestimmt die Strategie, der Geschäftsführer die Taktik. Der Unternehmer bestimmt die große Entwicklung, der Geschäftsführer den Betrieb des Unternehmens. Beide Aufgabenbereiche sind notwendig. Und für beide Anforderungen benötigen Sie Personen mit völlig unterschiedlichen Mentalitäten und Fähigkeiten.

4. Welche sechs Aufgaben sind erforderlich?
Betrachtet man nun, welche Aufgaben erforderlich sind, um das zentrale Ziel des Unternehmers zu erreichen, so kommt man auf folgende sechs Aufgaben. (Diese decken sich zum Teil mit der einzigen mir bekannten Stelle in der Literatur zu den Aufgaben des Unternehmers bei Bodo Schäfer):

Erarbeitung, Überarbeitung und Verankerung der Werte und des unternehmerischen Traums. Seneca brachte dies schon zum Ausdruck: "Wer nicht weiß, welchen Hafen er ansteuert, für den ist kein Wind ein günstiger." Sie müssen wissen, was den Nutzen ausmacht, welche Werte oder Motive dadurch erfüllt oder befriedigt werden. Sowohl für den Kunden des Unternehmens als auch für Ihren Nachfolger. Und diese Werte sollten nach Möglichkeit identisch sein, nur so können Sie ein glaubwürdiges Unternehmen aufbauen. Dabei handelt es sich nicht um eine Aufgabe, die in einem eintägigen Visions-Workshop erarbeitet werden kann, sondern um eine permanente und fortwährende Aufgabe.

Strategieentwicklung und Positionierung. Darunter verstehe ich die grundsätzliche Ausrichtung des Unternehmens: Welche Stärken hat das Unternehmen? Welche Zielgruppe wird angesprochen? Was macht unser Unternehmen anders? Und darauf folgend die Frage: Wie bringt das Unternehmen das so in die Köpfe, dass die Kunden davon bewegt werden? Auch das ist eine permanente und fortwährende Aufgabe, die den unmittelbaren und direkten Kontakt zur Zielgruppe erfordert.

Gewinnung und Bündelung "externer Energie": richtige Mitarbeiter, Kapitalgeber, positive Öffentlichkeit. Das Unternehmen ist keine Veranstaltung nur des Unternehmers und des Kunden. Sonst wäre er Selbständiger. Also benötigt er die richtigen Mitarbeiter, Kapital und eine positive Öffentlichkeit. Folglich müssen Sie dies anziehen. Das gelingt umso besser, je besser Sie die ersten beiden unternehmerischen Aufgaben erfüllt haben. Dann können Sie Sinn und Nutzen vermitteln. Auch das ist – wie unschwer zu erkennen – eine permanente und fortwährende Aufgabe.

Periodische Müllentsorgung: In allen lebenden Organismen – und ein Unternehmen ist ein solcher – sammelt sich Müll. Veraltete Produkte. Kunden, die nicht mehr zur Zielgruppe passen. Mitarbeiter, die die Entwicklung des Unternehmens nicht mehr mittragen. Sinnlose oder umständliche Prozesse. Das Problem dabei ist: Einige beginnen den Müll zu lieben. Hier hängt der Arbeitsplatz an einem alten Produkt, dort erhöht ein umständlicher Prozess die Bedeutung eines anderen Mitarbeiters und an einer dritten Stelle kann ein Mitarbeiter vielleicht einfach besonders gut mit einem Kunden, der nicht mehr zur Zielgruppe passt. Und aus all diesen Gründen unterbleibt die Reinigung. Die einzige außen stehende(!) Person, die auch die Macht hat, den Müll zu beseitigen, ist der Unternehmer. Wenn Sie im Tagesgeschäft stecken würden, begännen Sie auch unpassende Kunden zu lieben und könnten so Ihre Aufgabe nicht ausführen. Auch das ist eine permanente Aufgabe.

Kontrolle. Hier entstehen die meisten Missverständnisse. Es sollen nicht zuerst die Mitarbeiter und auch nicht zuerst die Gewinne oder Umsätze kontrolliert werden. Wir hatten bereits festgestellt: Der Zweck des Unternehmens ist, seinen Kunden einen überragenden Nutzen zu bieten. Wenn Sie behaupten, dass es Ihnen ausschließlich um den Nutzen für die Kunden geht und Sie als erstes zur monatlichen BwA rennen, dann sind Sie nicht glaubwürdig. Das Erste, was Sie als Unternehmer kontrollieren müssen, ist, ob Ihr Unternehmen seinen Zweck erfüllt, also den Kunden einen Nutzen bietet. Das sehen Sie nur begrenzt, wenn Sie dauernd auf Ihr Unternehmen schauen. Das kann Ihnen nur der Kunde verraten. Also fängt dort die Kontrolle an. Unmittelbar und direkt beim Kunden.
Das Zweite ist die Frage, ob das Unternehmen morgen einen noch überragenderen Nutzen bieten wird. Und erst in diesem Zusammenhang und dem untergeordnet sind Umsätze und Gewinne interessant. Das Dritte, was Sie kontrollieren müssen, ist ob Systeme geschaffen werden, mit denen das Unternehmen unabhängig von Ihnen funktioniert. Nur so wird es überhaupt interessant für einen Nachfolger.

Permanente Entwicklung der eigenen Persönlichkeit. Als Unternehmer stehen Sie permanent vor neuen Herausforderungen. Sie sind für die Festlegung der Reiseroute Ihres Unternehmens im Markt verantwortlich. Dazu müssen Sie den Markt kennen, dazu müssen Sie sich kennen, und dazu müssen Sie die Menschen kennen. Da all dies im Fluss ist, können Sie nicht stehen bleiben. Meines Erachtens müssen Unternehmer ein Minimum von 20%, besser noch 33% Ihrer Zeit in Fortbildung und die Entwicklung ihrer Persönlichkeit investieren. Das heißt bei einem 10-Stunden-Tag zwei bis dreieinhalb Stunden Lernen und Persönlichkeitsentwicklung. Und zwar täglich!

5. Wo liegt das Problem bei der Fokussierung auf diese Aufgaben?
"Das geht nicht! Wann soll ich denn dann meine Arbeit machen?" habe ich an dieser Stelle schon oft entrüstete Ausrufe vernommen. Zuerst die Antwort: "Das – und nichts anderes – IST Ihre Arbeit". Dann die freundliche Gegenfrage: "Was für Tätigkeiten wollen Sie denn stattdessen ausführen?"

"Produkte verkaufen!" – "Falsch. Ist die Aufgabe des Vertriebs."

"Finanzierungsplan erarbeiten!" – "Falsch. Ist die Aufgabe des Geschäftsführers."

"Beantragen finanzieller Förderung!" – "Falsch. Ist die Aufgabe der Finanzabteilung."

"Mögliche Kunden ansprechen!" – "Falsch. Ist die Aufgabe des Marketings und des Vertriebs."

"Jahresabschluss erstellen!" – "Falsch. Ist die Aufgabe des Geschäftsführers und der Finanzabteilung."

"Konflikte mit Kunden austragen!" – "Falsch. Ist die Aufgabe der Geschäftsführung."

"Innerbetriebliche Organisation!" – "Falsch. Ist die Aufgabe der Geschäftsführung und des Managements."

"Systeme schaffen!" – "Falsch. Ist die Aufgabe der Geschäftsführung und des Managements."

Glauben Sie mir, ich habe dieses Spiel schon oft gespielt: Sie finden keine weitere Aufgabe des Unternehmers.

Dass dies so oft für ehemalige Selbständige/werdende Unternehmer ein Problem darstellt, liegt an drei Gründen. Erstens erscheinen diese Aufgaben den meisten Unternehmern als ihre Aufgaben. Der Grund dafür ist einfach: Zu Beginn sind es auch die Aufgaben des Selbständigen. Und solange man glaubt, dass es die eigene Aufgabe ist, besteht keine Notwendigkeit, etwas zu ändern. Zweitens muss jemand diese Aufgaben ausführen und außer dem bisherigen Unternehmer ist keiner da, der dies gut macht. Drittens liegen die Stärken der meisten Unternehmer in den Tätigkeiten, die nicht mehr ihre Aufgaben sind. Und wenn etwas nicht so gut läuft, dann macht man ganz automatisch immer zuerst das, was man gut kann – also in diesem Fall leider gerade nicht seine Aufgaben.

Um also noch mal auf das obige Bild zurück zu kommen: Wie kommen Sie schnellstmöglich auf den Baum ohne dass dabei alles zusammen bricht? Die erste Hälfte der Aufgabe ist bereits erledigt! Sobald Sie eine klare Vorstellung des Problems und Ihrer Aufgaben haben, ist die Lösung fast nur noch Handwerk. Wie man diese Herausforderung besonders effektiv angeht, ist Thema des Unternehmercoaching während der zweiten Wachstumshürde.

Stefan Merath

Autor: Stefan Merath, Unternehmercoach
http://www.unternehmercoach.com